Com penjar i canviar el nom de documents en una biblioteca de l'Office 365 SharePoint: 8 passos

2024 Autora: John Day | [email protected]. Última modificació: 2024-01-30 08:15

En aquesta instrucció, aprendreu a penjar i canviar el nom de documents a una biblioteca de l'Office 365 SharePoint. Aquest instructiu està dissenyat específicament per al meu lloc de treball, però es pot transferir fàcilment a altres empreses per a qualsevol persona que utilitzi biblioteques de SharePoint.

Subministraments necessaris:

• Ordinador, ordinador portàtil o tauleta.
• Programari SharePoint.
• Permisos de càrrega i edició a la biblioteca del SharePoint.

Exempció de responsabilitat: no calen precaucions de seguretat.

Pas 1: Selecció de la biblioteca

Dins del nostre grup de treball de recerca, és important determinar en quina biblioteca cal emmagatzemar el document. Si es tracta d'un informe d'analista d'un banc o d'una empresa pública, com ara; Arxiu SEC, nota de premsa o transcripció, s’hauria d’emmagatzemar als documents de Wall Street Research i Public Company. Si es tracta d’un article d’una revista, revista mèdica o publicacions en línia com; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association o American Seniors Housing Association, s’ha de guardar a la biblioteca de Publicacions. Podeu trobar les biblioteques que apareixen a la barra lateral esquerra de la pàgina principal del grup de treball Research. Un cop hàgiu determinat la biblioteca correcta, heu de fer clic a la biblioteca per obrir-la.

Pas 2: Càrrega ràpida de documents a la biblioteca de publicacions

* Si esteu penjant documents a la Biblioteca de documents de Wall Street Research and Public Company, ometeu aquest pas i consulteu el pas 3.

Per a la biblioteca de publicacions, obriu-la fent clic a l'enllaç Publicacions de la barra lateral al primer pas. Des d'allà, seleccioneu els documents que vulgueu penjar i arrossegueu-los a la biblioteca. Per assegurar-vos que esteu penjant els documents al lloc correcte, quan arrossegueu els documents al grup de treball, la vostra pantalla hauria d'aparèixer tal com es mostra a la captura de pantalla anterior. La biblioteca hauria d’estar en gris i hauríeu de veure una imatge d’icona per als documents (word, PDF o PowerPoint) amb la paraula còpia a la pantalla.

Un cop es mostri, podeu deixar anar els documents a la biblioteca i passar al pas 5.

Pas 3: Selecció de la biblioteca interna per penjar documents de Wall Street Research i de l'empresa pública

* Si només pengeu documents a la biblioteca de publicacions, saltareu aquest pas i passareu al pas 5.

Per a la biblioteca de Wall Street Research i Public Company Documents, el procés és una mica més complicat. Haureu de trobar la biblioteca interna etiquetada amb l'any corresponent per als documents.

Seleccioneu la biblioteca com es mostra al primer pas. A continuació, haureu de fer clic a les el·lipses al costat dels darrers articles i versions. Això mostrarà una llista d'opcions. Haureu de seleccionar Tots els conjunts de documents. Això obrirà una altra llista d'opcions. En aquesta llista d'opcions, seleccioneu l'any corresponent per al document. A la captura de pantalla de l'exemple anterior, hem utilitzat l'any 2017.

Pas 4: arrossegar i deixar anar documents a la biblioteca de documents de Wall Street Research i Public Company

Com es mostra al pas 2, per a la biblioteca de publicacions, haureu d’arrossegar els documents a la biblioteca corresponent. En aquest cas, serà la biblioteca per al 2017. Per assegurar-vos que esteu penjant els documents al lloc correcte, quan arrossegueu els documents al grup de treball, la vostra pantalla hauria d'aparèixer com es mostra a la captura de pantalla anterior. La biblioteca hauria d’estar en gris i hauríeu de veure una imatge d’icona per als documents (word, PDF o PowerPoint), però aquesta vegada amb la paraula moure’s a la pantalla.

Un cop es mostri, podeu deixar anar els documents a la biblioteca i passar al pas 5.

Pas 5: Selecció de l'edició ràpida per canviar el nom dels documents

Hi ha dues maneres de canviar el nom dels documents en una biblioteca del SharePoint. En aquest cas utilitzarem la versió Quick Edition. Per trobar l'opció Edició ràpida, haureu de fer clic a Biblioteca a la cinta de la part superior de la pàgina i, a continuació, fer clic a Edició ràpida. Un cop hàgiu fet clic a Edició ràpida, la biblioteca s'assemblarà a l'aspecte d'un full de càlcul Excel tal com es veu a la captura de pantalla anterior.

Empleneu la informació de les seccions ressaltades que es mostren a la captura de pantalla superior. Les seccions que cal omplir difereixen en funció de la biblioteca que estigueu actualitzant. Un cop emplenada la informació necessària, assegureu-vos de fer clic a la paraula STOP a sobre de les columnes per aturar el procés d'edició ràpida.

Publicacions

• Editor *
• Nom (títol del document)
• Data de publicació (MM / DD / AAAA)
• Tipus d'informe*
• Assumpte de l'informe *

Documents de recerca de Wall Street i empreses públiques

• Nom (títol del document)
• Editors *
• Ticker * (Stock Ticker, no sempre aplicable)
• Data de publicació * (MM / DD / AAAA)
• Tipus d'informe*
• Assumpte de l'informe *
• Autor principal *

Tingueu en compte que els asteriscs que figuren a les llistes anteriors es refereixen a metadades. Per a aquelles seccions amb asteriscs hi ha disponibles meta-dades. Només haureu de començar a escriure una paraula i les vostres seleccions es completaran automàticament. No podreu afegir les vostres paraules en aquesta secció. Si cal afegir alguna cosa, contacteu amb algú que tingui accés al Data Term Store.

Pas 6: comprovació del producte final

Un cop hagueu canviat el nom dels documents i emplenat totes les seccions aplicables, haureu de registrar-los perquè altres persones puguin veure el document. Si mireu el document, notareu que la icona que mostra si es tracta d’un document PDF, Word o PowerPoing, mostra una fletxa verda. Això vol dir que només sou un dels que pot visualitzar el document en aquest moment. Un cop ho comproveu, altres podran veure el document.

Primer haureu de seleccionar els documents fent clic al costat del document, tal com es veu a l’exemple de captura de pantalla anterior. Això col·locarà una marca de selecció al costat dels documents. Un cop aquesta marca de selecció estigui al costat dels documents, haureu de tornar a anar a la cinta de la part superior de la pàgina i fer clic a Fitxers. A partir d’aquí, feu clic a Check In. Això comprovarà els documents perquè altres puguin veure els documents editats finals. Apareixerà un quadre blanc que us demanarà si voleu conservar la sortida després de registrar el document. Només cal que feu clic a D'acord per acabar el procés.

Pas 7: El producte final: biblioteca de publicacions

Aquest vídeo us mostrarà tots els passos per carregar i canviar el nom dels documents a la versió de SharePoint de l'Office 365 per a la biblioteca de publicacions.

Pas 8: el producte final: Biblioteca de documents de recerca i publicitat de Wall Street

Aquest vídeo us mostrarà tots els passos necessaris per carregar i canviar el nom dels documents a la versió de SharePoint d’Office 365 per a la biblioteca de documents de Wall Street Research i Public Company.