Separació de text mitjançant Excel: 7 passos (amb imatges)

2024 Autora: John Day | [email protected]. Última modificació: 2024-01-30 08:17

Aquesta instrucció us mostrarà com es pot trencar el text (en llenguatge informàtic, analitzar) mitjançant Excel. L’informable us presentarà algunes de les ordres de manipulació de text a Excel. Aquesta instrucció es basarà en Excel 2007, però funcionarà en qualsevol versió recent del programari. La tècnica es pot aplicar a una àmplia gamma de dades.

Pas 1: creeu la vostra llista de noms

A la cel·la A1, introduïu el nom de la capçalera de la columna. Sovint les llistes tindran noms en forma Last, First. Introduïu alguns noms per treballar. En el llenguatge informàtic, un grup de caràcters de text com els nostres noms aquí s’anomena cadena.

Pas 2: retalleu espais addicionals

Moltes vegades, les llistes de programes d'ordinador o copiats de pàgines web tenen espais addicionals. Excel té una funció anomenada TRIM que elimina espais addicionals; si hi ha dos o més espais al mig d'una cadena, Excel elimina tots menys un, i si hi ha diversos espais al final de la cadena, Excel els elimina tots. Per utilitzar la funció, introduïu la capçalera TRIMMED a la cel·la B1 i introduïu la fórmula = TRIM (A2). Per mostrar com funciona la funció, observeu a la imatge que he afegit espais davant del primer nom, Jane. La funció TRIM elimina tots els espais addicionals.

Pas 3: cerqueu el caràcter delimitant

Per tal de separar el cognom i el nom en cel·les diferents, hem de trobar alguna cosa que divideixi les dues parts (en un llenguatge informàtic, això s’anomena delimitador); en el nostre cas aquí es tracta d’una coma. Per fer-ho utilitzarem les funcions de cadena a Excel. A la cel·la C1, introduïu la capçalera coma i a la cel·la C2 introduïu la fórmula: = FIND (",", B2). En anglès, aquesta fórmula significa Cercar a la cel·la B2 i esbrinar on és la coma. Quan premeu Retorn, la cel·la C2 retornarà el número 6 (si el nom de la cel·la B2 és Smith, Jane) que és la posició de la coma a la cadena. Realitzem la funció amb el nom retallat.

Pas 4: trobar el nom

Ara és hora de trobar el primer nom. Per fer-ho, utilitzarem una funció anomenada MID, que s’utilitza per treure parts d’una corda del MIDdle de la corda. A la cel·la D1, introduïu la capçalera F_Name. On comença el primer nom? Doncs bé, ja que sabem que la coma es troba a la posició 6 (el número retornat a la columna Coma) i que hi ha un espai (recordeu, hem retallat la cadena), el primer nom ha de començar dues posicions més enllà de la coma (una per a l’espai posterior, després una més per a la primera lletra del nom). A la cel·la D2 introduïu la fórmula = MID (B2, C2 + 2, 100) i premeu Retorn. Hauríeu de veure a Jane a la cel·la. A continuació s’explica la traducció de la fórmula a l’anglès: agafeu la cadena de la cel·la B2, inicieu 2 caràcters més enllà de la coma i traieu 100 caràcters. En dir-li a Excel que agafi 100 caràcters, estem dient que ho portarà des del caràcter 8 fins al final de la cadena; si hi ha 1 caràcter o 100 Excel ho obtindrà tot.

Pas 5: trobar el cognom

Ara pel cognom. Aquesta vegada, utilitzarem la funció ESQUERRA, que treu text del costat esquerre de la cadena (nom enginyós, eh?). A la cel·la E1, introduïu la capçalera L_Name. Llavors, on acaba el cognom? Sabem que la coma és a la posició sis d’aquest exemple, de manera que el cognom ha d’acabar amb 1 caràcter abans. A la cel·la E2 introduïu la fórmula = ESQUERRA (B2, C2-1) i premeu Retorn. Hauríeu de veure Smith. Traduïda, la fórmula diu: Agafeu el número de la cel·la C2 i resteu 1; agafeu tants caràcters de la part esquerra de la cadena a la cel·la B2.

Pas 6: copieu les fórmules

Copieu les fórmules elaborades per processar la resta de noms ressaltant les cel·les B2 a E2. Notareu que a l'extrem inferior dret de la selecció hi ha un petit quadre negre; mantenint premut el botó esquerre del ratolí, seleccioneu la petita casella negra i arrossegueu cap avall (quan el ratolí estigui sobre el lloc correcte, es convertirà en un signe "més"). Mantingueu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu cap avall fins a arribar a l'última fila de noms de la llista i deixeu anar el botó esquerre del ratolí.

Pas 7: Acabar

Ara no voleu fórmules, voleu noms. Quasi hem acabat. Ressalteu les cel·les D2 a E6. Dins de l'àrea ressaltada, feu clic amb el botó dret del ratolí. La vora hauria de canviar a una línia de punts en moviment. Seleccioneu Copia al menú de dreceres. A continuació, torneu a fer el ratolí dret dins de l'àrea ressaltada, però aquesta vegada seleccioneu Enganxa especial. Feu clic al botó d'opció Valors i seleccioneu D'acord. Comproveu qualsevol cel·la que tingués una fórmula (com ara D2 o E5); la fórmula s’hauria d’haver substituït pel resultat de la fórmula. Feu clic a la part superior de la columna A i manteniu premut el botó esquerre del ratolí arrossegant a la columna C. Ratolí dret a l’àrea ressaltada i seleccioneu Suprimeix; us quedarà la llista de noms amb el nom i el cognom en diferents columnes. Aquesta és una tècnica flexible que podeu aplicar a moltes situacions. Diverteix-te!