Creació d'una macro a Microsoft Excel: 7 passos

2024 Autora: John Day | [email protected]. Última modificació: 2024-01-30 08:13

Teniu problemes per treballar amb conjunts de dades a Excel? Dediqueu massa temps a preparar dades i no prou temps a analitzar-les? He utilitzat rutinàriament les macros dins d’Excel per escurçar el procés de creació de models de dades eficaços, de manera que vaig decidir que era un bon moment per ensenyar als altres a fer servir aquesta eina ordenada. L’ús efectiu de macros en processos oportuns estalviarà molt temps al vostre negoci i, a canvi, estalviarà diners.

Les macros són essencialment programes que creeu a Excel mitjançant un procés generalment conegut com a "Codificació Visual". Bàsicament, premeu "Record Macro", després mostreu els passos i els càlculs intermedis fins que obtingueu el producte final i, a continuació, finalitzeu la gravació. Ara, sempre que tingueu les dades d'entrada distribuïdes de la mateixa manera que la vostra macro original, podeu prémer aquest botó i el producte final es crearà a l'instant.

Vaig crear una llista falsa de les comandes de compra i la informació corresponent sobre el preu i l’efectiu rebut. Amb el procés que us estic a punt de mostrar, he creat una macro per introduir les dades en un full de càlcul professional amb un clic de botó. El full de càlcul finalitzat pot analitzar quins comptes encara tenen saldo i el nombre total de comptes per al període determinat. No dubteu a prendre la meva macro i personalitzar-la perquè s’adapti a les necessitats de la vostra empresa.

Advertència abans de començar:

Les macros són una funció complexa d'Excel. No aconsello als usuaris d'Excel que comencin a fer una macro, primer aprenen a treballar dins d'Excel i, una vegada que tingueu una bona comprensió de com utilitzar Excel i les diverses funcions, proveu de crear macros. Dit això, aquest instructiu es fa suposant que els lectors entenguin com operar dins d'Excel

Subministraments

• Accés a Microsoft Office i Excel
• Una comprensió general de com utilitzar Excel

Pas 1: Pas 1: Compileu dades i comenceu a gravar la macro

Primera imatge:

Organitzeu les dades que vulgueu incloure a la taula en un full de càlcul Excel. Un cop tot estigui a Excel, haureu de gravar la macro. Amb les macros només obteniu un intent, de manera que us recomano revisar-ho completament abans d’intentar-ho.

Segona imatge:

Per gravar la macro, haureu d'activar la pestanya del desenvolupador; per fer-ho, aneu a Fitxer> Opcions> Personalitza la cinta, seleccioneu la pestanya Desenvolupador i feu clic a "D'acord".

Tercera imatge:

Ara que teniu la pestanya Desenvolupador a la vostra cinta, feu clic a la pestanya Desenvolupador i feu clic a "Enregistra la macro". Creeu un títol adequat al contingut del fitxer i premeu "D'acord"; tot després d'aquest pas serà el procés d'enregistrament de la macro fins al pas on s'hagi conclòs. Tingueu en compte, també, que totes les cel·les ressaltades en groc us ajudaran a guiar-vos en aquest instructiu. NO poseu-ho al vostre propi document, ja que alterarà la macro.

Pas 2: Pas 2: Creeu una taula i una plantilla per al full final

Primera imatge:

Primer creeu una còpia de la pestanya oberta perquè tingueu les pestanyes idèntiques obertes. Torneu a la pestanya original i seleccioneu les dades que voleu organitzar. Creeu una taula amb capçaleres i afegiu unes quantes files d’espai a sobre, he fet 5 files.

Segona imatge:

Creeu un títol a la part superior i creeu un quadre que contingui les xifres de xec. Les xifres d'aquesta plantilla són "Nombre de clients" i "Efectiu pendent de cobrar". Pel que fa a l’organització d’aquesta plantilla, podeu fer-ho si us plau, però tingueu en compte que la meva instrucció és específica del disseny que he escollit.

Pas 3: Pas 3: construeix la primera figura de comprovació

Aquest pas és bastant senzill; no obstant això, un error aquí pot provocar que la xifra no funcioni a la macro final. Al quadre situat al costat de la cel·la "Nombre de clients", creeu una fórmula "COMPTE" per sumar el nombre de cel·les en una sola fila de la taula. Vaig triar comptar les cel·les que destacava de groc. A més, val a dir que la meva fórmula completa també es troba a la part superior de la imatge.

Pas 4: Pas 4: Creeu una segona figura de comprovació

Compte, aquests dos passos següents són extensos i poden resultar confusos, així que llegiu-los detingudament. A partir d’aquí les meves instruccions seran específiques per al meu model de dades. Si necessiteu un procés diferent, utilitzeu el meu com a referència, però no com a model 100% precís, ja que pot ser que no funcioni per al vostre fitxer.

Primera imatge:

Aneu a la 2a pestanya del llibre (la pestanya copiada)

A la columna J, creeu una nova fila amb els títols "Quantitat restant". A la cel·la J2 (cel·la ressaltada a sobre) introduïu la fórmula = G2-H2 i copieu-la a la resta de cel·les. Torneu a la pestanya original amb la plantilla de treball.

Segona imatge:

A la cel·la E4, feu una fórmula nova que totalitzi la columna Quantitat esquerra de la pàgina copiada anteriorment. La barra de fórmules mostra la fórmula acabada.

Pas 5: Pas 5: Efectiu no cobrat pel client

Per crear un visual que mostri quins clients encara tenen saldos pendents, haurem de crear una taula independent.

Primera imatge:

Per començar, torneu a la pestanya copiada, que es mostra més amunt. Per a la nova taula només voldrem la informació per a clients amb un saldo pendent. Primer a les columnes "L" i "M", es titula "Nom" i "Cognom" respectivament. A continuació, a la cel·la L2 escriviu la fórmula = IF ($ J2> 0, A2,””). Aquesta fórmula escrita indica que si la cel·la J2 és superior a 0, mostreu el valor a la cel·la A2, si no és superior a 0, deixeu la cel·la en blanc.

Assegureu-vos que quan feu referència a la cel·la J2 poseu un signe de dòlar ($) davant de la J, això ens permet copiar les dades correctament a altres cel·les. El signe $ manté la referència a la columna "J", però permet que les files canviïn en conseqüència. A continuació, copieu la fórmula a la resta de cel·les de la columna "L" i "M" (encerclades a sobre).

Segona imatge:

Per extreure amb precisió el valor en efectiu, fem servir un valor similar al dels noms anteriors. Aquesta vegada creeu una fórmula que indiqui = IF (J2> 0, J2,””). L'única diferència d'aquesta fórmula és que si el valor és superior a zero, volem que les dades de "Quantitat restant". Copieu aquestes dades a la resta de cel·les.

Tercera imatge:

A continuació, copieu les dades noves de la pestanya copiada i aneu a la pestanya de plantilla i feu clic amb el botó dret a sota de la taula (no importa on). Després de fer clic amb el botó dret del ratolí, mireu a sota de les opcions d'enganxar i trieu "Enganxa valors"; això enganxa només els números i no les fórmules.

Quarta imatge:

Creeu un filtre per a la taula i trieu una de les capçaleres. Feu clic al menú desplegable i seleccioneu filtrar-los tots excepte els espais en blanc. Un cop el filtre estigui al seu lloc, els números de les files es mostraran de color blau, he ressaltat les cel·les de color groc per fer-ho més fàcil. Seleccioneu les files blaves i suprimiu-les. Un cop suprimides les files, esborreu el filtre com es mostra a continuació:

Pas 6: pas 6: finalitzeu la plantilla

Per fer més professionals les dades de l’efectiu no cobrat pel client, formateu les dades com a taula. Un cop acabat, afegiu un títol a la taula i feu clic a "Combina i centra" per uniformar-lo a la taula. Si no es fa així, assegureu-vos que els números estiguin formatats a "Comptabilitat" per mostrar els signes del dòlar i els imports de cèntims. En aquest moment, la macro s'ha completat i el producte final hauria de ser semblant a aquest:

Pas 7: Pas 7: finalitzeu la macro

Aneu a la pestanya "Desenvolupador" de la cinta i feu clic al botó "Atura la gravació". En aquest moment, la macro està acabada i llesta per ser utilitzada.

Quan utilitzeu la macro en el futur, si les dades inicials es presenten tal com es troben al pas 1, la macro hauria de funcionar perfectament. Seguiu aquests passos de prop i us prometo que Excel. Bona sort!